Costos y riesgos de una pobre gestión del cambio
Toda decisión trae una consecuencia. Cuando el lado humano del cambio es ignorado o gestionado pobremente, el proyecto y la organización asumen riesgos y costos adicionales. Considerar el lado humano de los cambios como algo soft, opcional, deseable pero no necesario, es una forma de renunciar a tener cambios exitosos y al logro de los beneficios esperados. Expresiones como “para eso les pago”, es un anuncio anticipado de lo que va a suceder en el proyecto y en la organización.
Descubra qué tipos de costos y riesgos puede ayudar a evitar en su organización mediante la aplicación de la gestión efectiva del cambio.
CONSECUENCIAS DE NO GESTIONAR EL CAMBIO
Ya sea como parte del equipo del proyecto o parte de la población impactada, muchos de nosotros hemos sido parte de un cambio gestionado pobremente. Cuando los proyectos y las iniciativas no son gestionados considerando el “lado humano del cambio”, no logramos las metas y los resultados deseados. Tendremos menos probabilidades de alcanzar los objetivos, de terminar a tiempo y dentro del presupuesto. Además, la velocidad de adopción será más lenta, la utilización de la solución será menor, y el nivel de competencia desarrollado por las personas será inferior al deseado. Todo esto reducirá el ROI esperado del proyecto.
Para extender la discusión sobre los impactos de ignorar la gestión del cambio, podemos agregar dos perspectivas adicionales: Los costos y los riesgos tanto a nivel de proyecto como a nivel de organización. Si bien algunos de estos costos y riesgos pueden parecer desestimables, muchos son cuantificables y pueden tener un impacto significativo en el desempeño financiero del proyecto y la organización en general.
Impactos a nivel de proyectos
Los proyectos pueden impactar herramientas, tecnologías, procesos, estructuras de reporte y roles de trabajo, entre otros. Pueden ser el resultado de la planificación estratégica, estímulos internos como problemas de desempeño, estímulos externos como regulación o amenazas competitivas, o demandas de clientes y proveedores. Las iniciativas pueden ser formales contando con gerentes de proyectos, presupuestos asignados, cronogramas definidos, etc., o pueden ser de naturaleza informal pero aun así impactan la forma en que las personas hacen su trabajo.
Si bien estos proyectos pueden adoptar diversas formas, el hecho es que ignorar o no gestionar “el lado humano del cambio” tiene consecuencias reales para el desempeño del proyecto. A continuación, se presentan algunos ejemplos identificados por PROSCI sobre los costos y riesgos a nivel de proyectos cuando no gestionamos el lado humano del cambio.
Impactos a nivel de proyectos
Los proyectos pueden impactar herramientas, tecnologías, procesos, estructuras de reporte y roles de trabajo, entre otros. Pueden ser el resultado de la planificación estratégica, estímulos internos como problemas de desempeño, estímulos externos como regulación o amenazas competitivas, o demandas de clientes y proveedores. Las iniciativas pueden ser formales contando con gerentes de proyectos, presupuestos asignados, cronogramas definidos, etc., o pueden ser de naturaleza informal pero aun así impactan la forma en que las personas hacen su trabajo.
Si bien estos proyectos pueden adoptar diversas formas, el hecho es que ignorar o no gestionar “el lado humano del cambio” tiene consecuencias reales para el desempeño del proyecto. A continuación, se presentan algunos ejemplos identificados por PROSCI sobre los costos y riesgos a nivel de proyectos cuando no gestionamos el lado humano del cambio.
Costos:
- Retrasos del Proyecto.
- Hitos no alcanzados.
- Presupuestos excedidos.
- Rediseños de la solución.
- Retrabajos para el equipo del proyecto.
Riesgos:
- Resistencia (activa y pasiva).
- Proyectos suspendidos o abandonados.
- Recursos no disponibles.
- Obstáculos que aparecen de manera inesperada.
- Mejoras y beneficios no alcanzados.
Cuando aplicamos gestión de cambio de manera efectiva, podemos prevenir o evitar costos y mitigar los riesgos vinculados a la adopción y utilización de los cambios por parte de las personas que forman parte de la organización ya sea como empleados, contratistas, proveedores e inclusive clientes.
Impactos a nivel organizacional
El nivel organizacional está un paso más allá de los impactos a nivel del proyecto. Estos costos y riesgos son sentidos no solo por el equipo del proyecto, sino también por la organización en su conjunto. Muchos de estos impactos se extienden más allá del ciclo de vida de un proyecto determinado. Cuando los empleados valiosos abandonan la organización, los costos son extremos. Un legado de cambios fallidos presenta un trasfondo significativo y continuo que todos los cambios futuros tendrán que enfrentar. Nada más común que encontrar a empleados nuevos repitiendo historias de proyectos fallidos aun cuando nunca estuvieron presente durante su ejecución ni fueron parte de la organización en aquel entonces.
Los costos y riesgos organizacionales encontrados por PROSCI y que se derivan de gestionar pobremente el cambio incluyen:
Costos:
- Disminución de la productividad (profunda y sostenida).
- Pérdida de empleados valiosos.
- Reducción de la calidad del trabajo.
Riesgos:
- Impacto en los clientes y en proveedores.
- Legado de cambios fallidos.
- Estrés, confusión y fatiga.
- Saturación de cambios.
Aplicar gestión de cambio de manera efectiva en una iniciativa o proyecto en particular le permite evitar costos y riesgos organizacionales que duran mucho más allá de la vida del proyecto.
EN RESUMEN
La gestión efectiva del cambio nos ayuda a evitar los costos y riesgos adicionales y excesivos en los que incurriremos si no gestionamos adecuadamente el lado humano del cambio.
Vale la pena pensar dos veces antes de iniciar una iniciativa de transformación y considerar la justa asignación del tiempo, energía y recursos para administrar adecuadamente el lado humano del cambio y multiplicar su probabilidad de éxito.
Liliana Arroyo es socia de MyPeople, representante exclusivo de Prosci para Colombia y Ecuador. Certificada como instructor avanzado y practitioner experimentado en gestión de cambio, ha acompañado procesos de transformación en empresas colombianas, multilatinas y multinacionales. Experta en cambios culturales y promotora del balance de vida laboral, personal y familiar.
Liliana Arroyo es socia de MyPeople, representante exclusivo de Prosci para Colombia y Ecuador. Certificada como instructor avanzado y practitioner experimentado en gestión de cambio, ha acompañado procesos de transformación en empresas colombianas, multilatinas y multinacionales. Experta en cambios culturales y promotora del balance de vida laboral, personal y familiar.
